Tijdsbesparing: ca. 3u/week
Interne ProcessenDocument Archivering en Tagging: automatisch orde in je digitale chaos
Hoeveel tijd verlies je aan het zoeken naar het juiste document? Automatisch archiveren en taggen geeft je binnen seconden wat je zoekt.
De gemiddelde medewerker besteedt 1,8 uur per dag aan het zoeken naar documenten en informatie. Verkeerd benoemde bestanden, documenten op de verkeerde plek en ontbrekende tags zijn de meest voorkomende oorzaken. Een automatisch Document Archivering en Tagging systeem lost dat probleem op.
Hoe werkt automatische documentarchivering?
Nieuwe documenten die binnenkomen via e-mail, worden geuploaded of worden aangemaakt, worden automatisch geanalyseerd. De AI herkent het type document - factuur, contract, offerte, rapport, foto - en slaat het op in de juiste map met de juiste bestandsnaam. Gelijktijdig worden relevante tags toegekend op basis van de inhoud: klantnaam, projectnummer, datum, documenttype. Zo is elk document binnen seconden terug te vinden via de zoekfunctie.
Van chaos naar doorzoekbaar archief
Onze klanten gaan van een ongeorganiseerde schijf met duizenden bestanden naar een volledig gestructureerd archief dat binnen seconden doorzoekbaar is. Dat bespaart gemiddeld 3 uur per week aan zoektijd en vermindert het risico op verloren documenten drastisch.
- Automatische bestandsnaming op basis van inhoud
- Intelligente mappenstructuur op basis van jouw conventies
- Volledige tekstzoekfunctie in alle documenten
- Versiebeheer: altijd weten welke versie de laatste is
Integratie met Google Drive, OneDrive en SharePoint
We integreren met de meeste gangbare cloudslagoplossingen: Google Drive, Microsoft OneDrive, SharePoint, Dropbox en Box. Bestaande archieven kunnen retroactief worden georganiseerd en getagd. Je huidige mappenstructuur wordt gerespecteerd en verrijkt met automatische tags.
Veelgestelde vragen over Document Archivering en Tagging
Kan het systeem ook bestaande documenten retroactief organiseren?
Ja. We kunnen bestaande schijven en cloudarchieven analyseren en retroactief organiseren en taggen. Afhankelijk van het volume duurt dit 1 tot 5 werkdagen. Jij behoudt altijd de controle en keurt de nieuwe structuur goed voor ze wordt doorgevoerd.
Wat als een document op de verkeerde plek wordt gearchiveerd?
Je kunt documenten eenvoudig verplaatsen via de normale bestandsverkenner. Het systeem leert van die correctie en past zijn archivering aan voor toekomstige gelijkaardige documenten.
Is mijn data veilig bij automatische archivering?
Ja. We verwerken documenten via een beveiligde API-koppeling met jouw bestaande opslagdienst. Documenten verlaten nooit jouw eigen cloudopslag. De AI analyseert de metadata en bestandsinhoud enkel om de archivering te sturen.
Document Archivering en Tagging voor jouw bedrijf?
Doe de gratis scan en ontdek wat er mogelijk is voor jouw bedrijf. Wij analyseren jouw situatie en geven een concreet voorstel zonder verplichtingen.
Geen verplichtingen - Antwoord binnen 24u - Belgisch team